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SAÚDE DIGITAL - MANUAL DE ESTOQUE



ESTOQUE


Este manual tem por objetivo orientar o usuário na utilização do sistema Saúde Digital em relação ao serviço de Estoque.


Acesso: www.saudecidadedigital.com.br


SUMÁRIO


1. CADASTRO DE FORNECEDOR/FAVORECIDO

1.2   Como cadastrar um novo fornecedor

1.3   Como consultar fornecedor já cadastrado 

1.4   Editar dados de um fornecedor 

2. CADASTRO DE ITENS

2.1 Como cadastrar um novo item

2.2 Como consultar o item já cadastrado

2.3 Editar cadastro de item

2.4 Desabilitar Item

3. ENTRADAS DE ESTOQUE

3.1 Como fazer entrada de estoque

3.2 Como consultar entradas feitas no estoque

4. SAÍDAS DE ESTOQUE

4.1 Como fazer saída de estoque

4.2 Consultar baixa realizada

5. CADASTRO DE PACIENTES

5.1 Como cadastrar um novo paciente

5.2 Como consultar paciente já cadastrado

5.3 Alterar dados do paciente

5.4 Visualizar histórico do paciente

6. DISPENSAÇÃO DE MEDICAMENTOS

6.1 Como fazer nova dispensa

6.2 Consultar dispensa realizada

6.3 Devolução do item 

7. EXCEÇÃO DE DISPENSAÇÃO

7.1 Habilitar exceção 

8. REQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS

8.1 Solicitar requisição

8.2 Consultar requisição

8.3 Alerta de requisição

9. LISTAGEM DE REQUISIÇÃO

9.1 Visualizar requisição

10. TRANSFERÊNCIA POR REQUISIÇÃO

10.1 Como fazer nova transferência

10.2 Consultar transferência

11. RECEBIMENTO POR REQUISIÇÃO

11.1 Como receber a mercadoria

11.2 Como consultar recebimento por requisição

12. TRANSFERÊNCIA ENTRE UNIDADES

12.1 Como fazer transferência entre unidades

12.2 Como consultar transferências entre unidades já realizadas

13. RECEBIMENTO POR TRANSFERÊNCIA

13.1 Como receber a mercadoria

14. POSIÇÃO DE ESTOQUE

14.1 Visualizar Estoque

15. EXPORTAÇÃO PARA HÓRUS

15.1 Consultar exportação

 


Observação: Os campos obrigatórios no sistema são marcados com asteriscos (*) e devem ser preenchidos. 


1. CADASTRO DE FORNECEDOR/FAVORECIDO

O cadastro de fornecedor/favorecido permite que sejam adicionados os dados de um fornecedor no sistema. Esta é uma informação muito importante de ser inserida, pois os dados serão utilizados na entrada de estoque


Acesso: Menu> Cadastro> Fornecedor/ Favorecido


1.2   Como cadastrar um novo fornecedor

  • Clique em "Novo"


  • Preencha as informações e clique em "Gravar"


OBSERVAÇÃO

Filtros:

  • Tipo de inscrição: permite informar se é físico, jurídico ou inscrição especial
  • Tipo de registro: permite informar se é  fornecedor, favorecido ou ambos


1.3 Como consultar fornecedor já cadastrado

  • Clique em "Consultar"
  • Informe os dados da pesquisa
  • Clique em "Buscar"

 

1.4 Editar dados de um fornecedor 

  • Consulte o fornecedor, conforme orientação no item 1.3
  • Clique no botão "Alterar" na coluna ações para editar os dados do fornecedor. O sistema irá direcionar para tela de edição.



2. CADASTRO DE ITENS

O sistema permite incluir no cadastro todos os itens que não constam na entrada de estoque

Acesso: Menu> Cadastro> Cadastro de Item

2.1 Como cadastrar um novo item

  • Clique em "Novo"


  • Preencha as informações. O usuário tem a opção de inserir código de barras do item para posteriormente trabalhar com leitor digital


OBSERVAÇÃO

  • Tipo de item: permite informar se é medicamento, material, vacina, manipulado e outros
  • Tipo de componente: permite informar se é  fornecedor, favorecido ou ambos
  • Descrição: permite informar o nome do item
  • Apresentação: permite informar se o item é comprimido, frasco, unidade, pacote e outros


2.2 Como consultar o item já cadastrado

Para consultar os fornecedores já cadastrados, siga as orientações:

  • Clique em "Consultar", informe os dados da pesquisa e clique em "Buscar"


2.3 Editar cadastro de item

  • Para editar um item, na mesma tela de consulta, pesquise o item e clique no botão "alterar'". O sistema só permitirá fazer alteração de um item que não teve movimentação na entrada de estoque


  • Caso o item teve alguma movimentação, os campos de descrição e apresentação serão bloqueados e não será possível fazer alteração, conforme imagem abaixo


2.4 Desabilitar item

  • Para desabilitar o item, na mesma tela de consulta, clique no botão desabilitar. O sistema também só permitirá desabilitar o item que não teve movimentação na entrada de estoque


  • Outra maneira de desabilitar o item é acessando a tela de edição e clicar em inativar item

3. ENTRADAS DE ESTOQUE

A entrada de estoque permite que toda compra feita por meio de notas fiscais sejam incluídas no sistema para o controle de itens

Acesso: Menu> Estoque> Entradas de Estoque

3.1 Como fazer entrada de estoque

Para realizar entrada no estoque, siga as orientações:

  • Clique em novo

 

  • Faça o preenchimento dos campos com asterisco (*). Verifique a categoria da entrada de estoque, pois dependendo a opção que for selecionada alguns campos serão de preenchimento obrigatório


Observação

Categoria:

  • Entrada de Mercadoria: Entrada do item com nota fiscal;
  • Entrada por Doação: Destinado ao registro de recebimento de uma doação;
  • Entrada por Eventual: Indicado para registrar uma entrada ocasional que não teve processo de licitação;
  • Ajuste de estoque: Deve ser utilizado para corrigir diferença em que o estoque físico se apresenta maior do que o estoque registrado no sistema;
  • Saldo de Implantação: Lançamentos iniciais de implantação do sistema.


  • Em seguida, pesquise o item de entrada e selecione ação (+) para adicioná-lo. O sistema permite realizar a pesquisa digitando apenas 3 letras do item


  • Após o item adicionado, o usuário deverá preencher os campos com lote,  validade, quantidade e valor unitário. Caso queira excluir o registro antes de salvar, clique no ícone (x). Se for adicionar mais um item, antes de gravar, clique para adicionar novo item

3.2 Como consultar entradas feitas no estoque

  • Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todos os itens que constam na entrada de estoque, basta inserir as informações que deseja pesquisar.


4. SAÍDAS DE ESTOQUE

A baixa por perda consiste em fazer movimentações no estoque, decorrente de perdas, validade vencida, ajuste de estoque ou apreensão sanitária

Acesso: Menu> Estoque> Saídas de Estoque

4.1 Como fazer saída de estoque

Para dar saída de estoque, siga as orientações:

  • Clique em novo


  • A seguir, selecione o tipo de movimentação, informe a data e selecione o tipo de item 

Observação

Tipos de Movimentação: 

  • Saída por Perda: Utilizada para o registro de perda dos produtos
  • Validade Vencida: Utilizada para informar a saídas de produtos com validade vencida
  • Ajuste de Estoque: Deve ser utilizada para corrigir as diferenças do estoque real e o registrado no sistema
  • Apreensão Sanitária: Utilizada para o registro de apreensão realizada pela vigilância sanitária do local


  • Se o tipo de movimentação escolhido for validade vencida, o usuário poderá inserir na barra de pesquisa o símbolo de porcentagem (%), que automaticamente listará todos os itens vencidos

  • Clique na ação (+) para adicioná-lo


  • Insira a quantidade de baixa, e se não for adicionar mais nenhum item, clique em gravar

  • Após gravar os dados, o sistema vai direcionar para um tela onde poderá ser impresso os dados da movimentação



4.2 Consultar baixa realizada

  • Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todas as baixas realizadas, basta inserir a descrição (nome do item), data da movimentação ou tipo de movimentação


5. CADASTRO DE PACIENTES

O cadastro de pacientes é a base principal para as demais rotinas do sistema. Em especial, sobre o processo de dispensa de medicamento, histórico de retirada e outras atividades que fazem parte de outras rotinas do sistema. Por isso, é de extrema importância manter o cadastro completo e atualizado.

Acesso: Menu> Cadastro > Pacientes

5.1 Como cadastrar um novo paciente

Para fazer um novo cadastro, siga as orientações:

  • Clique em novo

  • Informe os dados pessoais 


  • Informe o endereço do paciente e os dados adicionais (certidão de nascimento, estado civil, profissão, nacionalidade, naturalidade, UF, tipo sanguíneo e plano de saúde)


  • Após gravar o cadastro de paciente, as abas de necessidades especiais, programas sociais, observações, atenção primária e alterações serão liberadas para o preenchimento


5.2 Consultar paciente já cadastrado

Para visualizar os pacientes já cadastrados, sigas as orientações:

  •  Clique em consultar
  •  Informe os dados 
  •  Clique em buscar

5.3 Alterar dados do paciente

Para alterar os dados do paciente, siga as orientações:

  • Continue na tela de consulta, pesquise o paciente e clique no campo nome para alterar dados. O sistema irá direcionar para tela de edição dos dados


5.4 Visualizar histórico do paciente

Para visualizar o histórico, siga as orientações:

  • Continue na tela de consulta, pesquise o paciente e clique no campo fichas e agendamentos


  • O usuário terá acesso a todas atividades realizadas pelo paciente nas unidades de saúde


  • Se precisa imprimir relatório dos dados do paciente, clique na impressora


6. DISPENSAÇÃO DE MEDICAMENTOS

Toda entrega de item para o paciente cadastrado no sistema é feita por meio de dispensa. Essa funcionalidade possibilita ter o controle de saídas feitas.

Acesso: Menu> Estoque> Dispensação de Medicamento

6.1 Como fazer nova dispensa

Para fazer dispensa de item, siga as orientações:

  • Clique em novo

  • Digite o nome do paciente, data de nascimento, cartão SUS ou prontuário. Atenção quando for digitar o nome completo do paciente, pois às vezes pode ter espaço entre os nomes ou abreviação. É aconselhável digitar as três primeiras letras ou apenas o primeiro nome com data de nascimento. Dessa forma, o sistema filtra melhor as informações do mesmo


  • Logo após, o sistema listará todos os pacientes encontrados para escolher

  • Em seguida, será apresentado a tela de atualização de dados do paciente. Caso faça alteração de alguma informação,o botão gravar irá aparecer, se não, clique no botão cancelar para dar continuidade na dispensa do item

  • Digite o nome do item


  • Informe a quantidade a ser dispensado, se não for adicionar mais nenhum item, clique em gravar

  • Logo após, o sistema abrirá uma tela para imprimir a movimentação realizada, conforme imagem abaixo


6.2 Consultar dispensa realizada

Para consultar as dispensas realizadas, siga as orientações:

  • Clique em consultar
  • Informe os dados da pesquisa


6.3  Devolução do item

Para consultar as dispensas realizadas, siga as orientações:

  • Clique em consultar
  • Pesquise o item
  • Selecione a opção devolução

  • Escolha o motivo da devolução do item

  • Após salvo, o botão devolução ficará vermelho e o item será devolvido ao estoque da unidade


7 EXCEÇÃO DE DISPENSAÇÃO

Esse menu permite criar uma exceção para os pacientes retirarem o mesmo item já dispensado dentro do mês

Acesso: Menu> Estoque> Dispensação de Medicamento

7.1 Habilitar exceção

Para habilitar a exceção, siga as orientações:

  • Acesse o caminho acima
  • Clique em novo

  • Informe o nome do paciente e digite a justificativa
  • Para finalizar, clique em gravar

8. REQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS

Essa funcionalidade permite que seja realizado o pedido de medicamentos e materiais online para farmácia ou almoxarifado 

Acesso: Menu>Estoque>Requisição de Suprimentos

8.1 Solicitar requisição

Para realizar pedido na requisição de suprimentos, siga as orientações:

  • Clique em novo


  • Informe o tipo de requisição e a unidade que será enviado o pedido


  • Digite o item de entrada e selecione ação (+) para adicioná-lo
  • Se o item não tem no estoque, o mesmo ficará em vermelho e não poderá ser adicionado na lista


  • Após o item adicionado, o usuário deverá preencher os demais campos com (*).  Caso queira excluir o registro, antes de salvar, clique no ícone (x)

8.2 Consultar requisição

Para consultar as requisições, siga as orientações:

  • Clique em consultar
  • Informe os dados da pesquisa e clique em buscar


8.3 Alerta de requisição

O alerta garantirá que o usuário do sistema possa acompanhar as novas requisições. Para visualizar, siga as orientações:

  • Na tela inicial, clique em cima da exclamação
  • O sistema mostrará, conforme imagem abaixo, a quantidade de requisições recebidas

9. LISTAGEM DE REQUISIÇÃO

A listagem de requisições permite visualizar todos os pedidos feitos por meio das requisições de suprimentos

9.1 Visualizar requisição

Acesso: Menu>Estoque>Listagem de Requisições

  • Para visualizar o pedido de requisição, o campo situação precisa estar marcado como " cadastrada" para pesquisar
  • Cada processo realizado com a requisição, o campo situação será modificado
  • Caso queira abrir todas as requisições realizadas, não preencha os campos, e clicar em pesquisar, que todas as requisições serão abertas


Observação

Tipos de situações:

  • Cadastrada: visualizar o pedido
  • Em separação: abrir o arquivo
  • Em transporte: transferência (baixa do item no estoque)
  • Recebido: a unidade da transferência fez o recebimento da mercadoria
  • Cancelada: cancelamento do pedido


  • Na coluna ações, o sistema permitirá imprimir ou excluir a requisição selecionada




10. TRANSFERÊNCIA POR REQUISIÇÃO

A transferência por requisição permite que você transfira os produtos do estoque por meio das requisições solicitadas

Acesso: Menu>Estoque>Transferências (Requisição)

10.1 Nova transferência

Para fazer transferência do pedido da requisição, siga as orientações:

  • Clique em novo

  • Escolha a unidade de destino do produto, ou seja, para onde ele será transferido. Preencha o número da requisição do item e a data da transferência. Lembre-se de sempre inserir a quantidade que será enviada antes de gravar


10.2 Consultar transferência

  • Na opção consultar, o usuário poderá visualizar todas as transferências por requisições


11. RECEBIMENTO POR REQUISIÇÃO

Esta ação do sistema permite que seja dada entrada no estoque de uma mercadoria solicitada na requisição de suprimentos, ou seja, é a ação que confirma que o material solicitado foi recebido corretamente.

Acesso: Menu>Estoque>Recebimento por Requisição

11.1 Confirmar recebimento

  • Acesse o caminho acima e clique em novo
  • Insira a quantidade recebida e clique em confirmar recebimento

11.2 Como consultar recebimento por requisição

  • Clique em consultar, insira o número da requisição e clique em buscar. O sistema mostrará todos os recebimentos feitos

12. TRANSFERÊNCIA ENTRE UNIDADES

A opção de transferência entre unidades permite que você envie itens em seu estoque para outra unidade, sem ter aberto pedido na requisição de suprimentos

Acesso: Menu>Estoque>Transferência entre unidades

12.1 Como fazer transferência entre unidades

  • Acesse o menu acima e clique em novo




  • Informe o tipo de movimentação, a unidade favorecida e a data

Observação:

  • Transferência/remanejamento (requisição): possibilita transferir itens quando solicitado por requisição
  • Empréstimo: possibilita transferir em casos de empréstimos a outra unidade ou empresa
  • Saídas Por Doação: possibilita transferir itens que podem ser doados a outra unidade ou empresa
  • Transferência Entre Unidades: possibilita transferir itens direto a unidade quando não solicitado por requisição de suprimentos


  • Selecione o item que será transferido e clique na ação (+) para adicioná-lo

  • Insira a quantidade do item que será transferido
  • Nessa tela, o usuário também poderá visualizar o lote, validade e o saldo atual do estoque
  • Para concluir, clique em gravar

12.2 Como consultar transferências entre unidades já realizadas

  • Clique em consultar
  • Informe o tipo de pesquisa, a unidade e a data
  • Clique em buscar

13. RECEBIMENTO POR TRANSFERÊNCIA

Essa ação do sistema permite que seja dada entrada no estoque de uma mercadoria feita por transferência entre unidades, ou seja, é a ação que confirma que o material solicitado foi recebido corretamente. A unidade só poderá receber se possuir cadastro no sistema Saúde Digital

Acesso: Menu>Estoque>Transferência Entre Unidades

13.1 Como receber a mercadoria:

  • Acesse o menu acima, localize a unidade e clique em receber. Também é possível imprimir o relatório de transferência

14. POSIÇÃO DE ESTOQUE

O relatório de Posição de Estoque permite que o usuário possa acompanhar todas as movimentações dentro da unidade

Acesso: Menu>Estoque>Posição de Estoque

14.1 Visualizar Estoque

Para visualizar o estoque, siga as orientações

  • Informe os dados da pesquisa e clique em buscar

Observação

Filtros da pesquisa:

  • Balanço para Conferência: permite retirar relatório de todos os itens da unidade para fazer balanço no estoque;
  • Exibir Lote / Validade: permite visualizar o lote ou validade do item pesquisado
  • Exibir Entradas e Saída: permite visualizar entradas e saídas a partir de uma data de pesquisa
  • Exibir Itens Saldo Zerados: permite visualizar os itens com saldo zerado


15. EXPORTAÇÃO PARA HÓRUS

A exportação para Hórus, no Sistema de Saúde Digital, é um campo que possibilita o envio dos registros de posição de estoque, entradas, saídas, avaliações e dispensações para a Base Nacional de Dados de Ações e Serviços da Assistência Farmacêutica no SUS. Por isso, é muito importante fazer  as movimentações no estoque para que as informações possam ser enviadas a base de dados.

Acesso: Menu> Estoque> Exportação para Hórus

15.1 Consultar exportação

Para consultar as transferências, siga as orientações:

  • Clique em "Consultar";
  • Informe o tipo de dados e a data;
  • A seguir, o sistema mostrará a pesquisa com o número de protocolo data de envio, e no campo ações, os dados de processamento

Observação

Para o envio em lotes, os pacotes poderão ser transmitidos a cada 30 dias ou em intervalos menores (ex: diário, semanal), até o dia 15 do mês subsequente à competência de referência. Os dados de posição de estoque deverão ser transmitidos somente uma vez ao mês, com a data do último dia do mês (Ministério da Saúde. Manual de Integração – Web Service BNAFAR. Brasilia, 10/2018, p.18 Disponível em: http://portalarquivos2.saude.gov.br/images/pdf/2018/novembro/06/Manual-de-integracao---2.3.pdf. Acesso em: 13 de fevereiro de 2019 ).




 




















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