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PROTOCOLO - MANUAL DE MOVIMENTAÇÃO



MOVIMENTAÇÃO

Este manual tem por objetivo orientar o usuário na utilização do Sistema CAC Digital em relação ao serviço de Movimentação de Protocolo.



Acesso: http://cacdigital.com.br


 

SUMÁRIO

1) LOGIN

2) ACESSO AOS PROTOCOLOS

3) FORMAS DE BUSCA

3.1) Tipos de busca

4) VISUALIZAÇÃO DO PROTOCOLO

4.1) Abas de visualização do protocolo

5) INICIAR ATENDIMENTO

5.1) Descrição de funcionalidade das ações

6) ENCAMINHAR PROTOCOLO

7) REALIZAR PROCEDIMENTOS EM LOTE

8UNIFICAR PROTOCOLO

8.1) Desvincular protocolo


  

1) LOGIN



2) ACESSO AOS PROTOCOLO

  • Clique em “Cadastro de Protocolo” 


3) FORMAS DE BUSCA

Para realizar a busca você deverá:

  • Escolher o filtro de busca (Exemplo: Número do protocolo);
  • Digitar na barra de busca, abaixo destacada, a informação referente ao seu filtro (Exemplo: 87/2018);
  • Clicar em Pesquisar.

3.1Tipos de busca

É possível selecionar outros tipos de busca clicando na barra de busca de filtros. Desta forma, aparecerão os filtros disponíveis e você poderá escolher o que melhor se adéqua a sua necessidade clicando sobre o filtro. Não se esqueça que é necessário inserir a informação referente à busca na barra de digitação e clicar em pesquisar. Os filtros disponíveis são:

  • Número do protocolo; Número do Processo; Nome do requerente; CPF/CNPJ do requerente; Mensagem; Histórico; Setor onde está; Setor Responsável; Serviço; Assunto; Tema; Bairro; Logradouro; Número do Logradouro; Número externo e Número da guia.


Para filtrar ainda mais sua busca, você pode escolher mais de um filtro. Para isso, clique em " +  Adicionar um novo campo de busca”, indicado pela seta abaixo, e selecione os filtros de sua preferência.


Você também poderá filtrar pelo setor responsável pelo protocolo, selecionando a busca indicada abaixo, onde aparecerão as seguintes opções:

  • Todos os setores: Pesquisa de todos os protocolos para acompanhamento do trâmite;
  • Apenas meus setores: Pesquisa dos protocolos que estão apenas no setor em que trabalho;
  • Apenas meus protocolos: Pesquisa dos protocolos que estão apenas sob minha responsabilidade, somente os que foram puxados para atendimento.


Também é possível realizar a busca filtrando pela data de emissão do protocolo, sendo que a data informada em "Data Inicial" e "Data Final" está padronizada para exibir do último ano, entretanto você poderá adaptar os períodos entre:

  • Hoje;
  • Últimos 7 dias;
  • Últimos 30 dias;
  • Tudo (para todo o período);
  • Escolher período (Para buscas mais específicas).


Você também poderá filtrar pelo canal de atendimento no qual o protocolo foi criado, podendo escolher entre:

  • Todos: Pesquisa por protocolos abertos tanto presencialmente, como via aplicativo ou portal, quando o serviço dispõe desta opção;
  • Central: Pesquisa por protocolos que foram realizados apenas presencialmente;
  • Cidadão: Pesquisa dos protocolos que foram criados via Portal (Site) e Aplicativo, sendo diferenciados pelo ícone localizado logo acima do número do protocolo, e passando o mouse sobre o ícone, conforme imagens abaixo:


4) VISUALIZAÇÃO DO PROTOCOLO

Após realizar a busca  aparecerá na sequência uma prévia do protocolo, e sobre ele uma barra para visualizar a situação do protocolo solicitado sendo:

  • Não finalizado: Se refere ao protocolo que ainda não terminou o atendimento;
  • Todos: Todos os protocolos do sistema;
  • Não encaminhado: Protocolo que ainda não foi encaminhado para o setor responsável;
  • Aberto: Protocolo que foi encaminhado para o setor responsável, mas que ninguém+  puxou atendimento;
  • Em andamento: Protocolo que foi puxado o atendimento por um responsável pelo protocolo e iniciado;
  • Pendente: Protocolo que está aguardando algum documento, solução de algum superior, retorno do requerente, ou que por algum motivo ficará parado. Durante esse período o tempo de atendimento do protocolo é congelado; 
  • Deferido: Protocolo Atendido; Concluído; Finalizado com concessão da solicitação;
  • Indeferido: Protocolo Não atendido; Finalizado sem concessão da solicitação;
  • Cancelado: Protocolos cancelados.



Na barra de prévia do protocolo, destacada abaixo, você também poderá visualizar as principais informações do protocolo buscado.


Para visualizar o protocolo completo clique no número do protocolo, localizado na coluna “Nº de protocolo/processo”.


4.1) Abas de visualização do protocolo

Aba Geral: Traz as principais informações do protocolo como:

  • Setor de abertura; 
  • Tipo de Serviço (categoria);
  • Serviço; 
  • Data/Hora de Entrada; 
  • Privacidade; 
  • Número externo; 
  • Número da Guia; 
  • Anexos; 
  • Requerente; 
  • Mensagem.


Ações na aba Geral: Nesta aba, o usuário poderá realizar as seguintes ações:

  • Encaminhar o protocolo (referente ao primeiro encaminhamento para iniciar a tramitação)
  • Incluir Número Externo (quando possuir);
  • Incluir número da Guia (quando possuir);
  • Tornar o protocolo sigiloso (quando for necessário)


Aba Administrativo: Traz os dados administrativos do protocolo, sendo eles:

  • Setor responsável pelo serviço;
  • Data e hora que o setor responsável puxou o atendimento;
  • Setor onde o protocolo está;
  • Data e hora de recebimento no setor onde está;
  • Responsável que puxou o atendimento;
  • Data e hora em que o protocolo foi puxado;
  • Data/hora de autuação, bem como o número de processo gerado (quando protocolo tiver sido autuado)


Ações na aba Administrativo: Nesta aba, o usuário poderá realizar as seguintes ações:

  • Puxar o atendimento(quando o protocolo ainda não estiver vinculado ao usuário);
  • Iniciar o atendimento (após puxar o atendimento);
  • Autuar o protocolo (no caso de setores que podem autuar)


Aba Orientações: Traz as informações sobre o serviço solicitado, sendo 

  • Tema
  • Assunto
  • Serviço
  • Setores que podem abrir o protocolo
  • Setor responsável
  • Setor onde o serviço pode ser gerado
  • Orientações Internas do serviço;
  • O que é o Serviço; 
  • Quando ele é solicitado; 
  • Canais de Atendimento; 
  • Legislação que compete ao serviço; 
  • Taxas; 
  • Prazo; 
  • Etapas; 
  • Documentos 


Ações da Aba Orientações: Através da aba orientações é possível imprimir as informações do serviço solicitado no protocolo.


Aba Requerente: Informações sobre o Requerente do protocolo.


Aba Unificados: Informações sobre os protocolos unificados ao processo principal (Processo Pai).

Ações da Aba Unificados: Possibilita visualizar as informações dos protocolos vinculados e desvincular.



Aba Histórico: Histórico da movimentação do protocolo.

Ações na Aba Histórico: Permite realizar as movimentações do protocolo e imprimir comprovantes das ações realizadas.

  • Devolver protocolo;
  • Encaminhar;
  • Aguardar
  • Relatar;
  • Finalizar;
  • Cancelar;
  • Reiniciar;
  • Arquivar;
  • Desarquivar;


5INICIAR ATENDIMENTO

Para iniciar um atendimento é necessário, primeiro, puxar o atendimento para o atendente, sendo feito da seguinte forma:

  • Entrar na Aba Administrativo;
  • Clicar no botão “Puxar atendimento” localizado no final da página;

Realizado este procedimento, o protocolo já se encontra sob responsabilidade do atendente que puxou o atendimento, entretanto, o atendimento ainda não foi iniciado.


Para iniciar o atendimento que já está vinculado a você é necessário:

  • Entrar na Aba Administrativo;
  • Clicar no botão “Clique aqui para iniciar” localizado no início da página.


Após iniciar o atendimento, as movimentações poderão ser iniciadas, para realiza-las, selecione a Aba Histórico, em seguida abra a janela de ações, selecione a ação desejada; descreva sua mensagem na caixa de Mensagem e clique em “Enviar”:


5.1) Descrição de funcionalidade das ações

  • Relatar: Utilizado para descrever informações relevantes sobre o andamento do protocolo;
  • Encaminhar: Utilizado para enviar o protocolo para outro setor dar continuidade no atendimento. Para isso é necessário selecionar o setor de destino e relatar o que deverá ser feito ou o que foi feito até o momento e, em seguida, clicar em “Enviar”;
  • Aguardar: Utilizado quando o protocolo estiver aguardando alguma solução, documentação ou outras situações que paralisem a tramitação do protocolo. Durante esse período ele congela o tempo de atendimento do protocolo. 
  • Finalizar: Ao clicar em Finalizar será necessário escolher entre: Deferido: Conclui o atendimento do protocolo com deferimento. Indeferido: Conclui o atendimento do protocolo com indeferimento.
  • Cancelar: É utilizado para cancelar um protocolo. Deverá ser utilizado somente para protocolos que não tiveram nenhuma tramitação.
  • Reiniciar: É utilizado para reiniciar um atendimento que está parado ou finalizado. Esta ação só aparece no histórico quando o protocolo estiver com status "Aguardando" ou "Finalizado"
  • Arquivar: É utilizado para arquivar protocolos finalizados. Está ação aparecerá somente se o protocolo estiver com status "Finalizado".
  • Desarquivar: É utilizado para desarquivar protocolos arquivados. Está ação aparecerá somente se o protocolo estiver com status "Arquivado".

6) ENCAMINHAR PROTOCOLO

Caso o atendente queira encaminhar o protocolo deverá:

  • Clicar na Ação Encaminhar;
  • Selecionar o Setor para o qual pretende enviar o protocolo;
  • Descrever a providência que deverá ser tomado no setor de destino;
  • Clicar em enviar.


Ao clicar em “Enviar”, o sistema abrirá uma nova janela onde irá gerar o Comprovante De Remessa. Para retirar o comprovante escolha entre Salvar ou Baixar na caixa de diálogo e clique em “OK”.


O sistema então irá gerar o comprovante, o qual contém as seguintes informações:

7) REALIZAR PROCEDIMENTOS EM LOTE

O sistema permite realizar procedimentos em lote, ou seja, selecionar mais de um protocolo para realizar um mesmo procedimento simultaneamente. Para iniciar uma ação em lote é necessário:

  • Clicar no botão “Mais ações” localizado na barra superior da página;
  • Selecionar a função que deseja realizar;


O sistema possui as seguintes funcionalidades em lote:

  • Iniciar em lote;
  • Puxar em lote;
  • Encaminhar em lote;
  • Devolver em lote;
  • Aguardar em lote;
  • Finalizar em lote;


Após selecionar uma das opções acima, o sistema abrirá uma nova janela solicitando que insira o setor de onde encontra-se ou de origem dos protocolos:

  • Para as ações de Iniciar; Puxar; Devolver; Aguardar e Finalizar em lote, selecione o setor onde encontra-se o protocolo:

  • Para a ação de Encaminhar em Lote, selecione o setor de origem do protocolo:


Após realizadas as operações acima, será necessário selecionar os protocolos que deseja realizar o procedimento em Lote. Para isso, clique no quadrado ao lado do protocolo para selecionar determinados protocolos ou no quadrado superior  de seleção para selecionar todos os protocolos da lista simultaneamente.


Para salvar o procedimento, clique no botão verde na barra superior da página com a descrição da ação que deseja realizar (Iniciar; Puxar; Encaminhar; Devolver; Aguardar e Finalizar)


Em seguida, o sistema abrirá uma janela para visualização e confirmação do procedimento solicitado. Clique em “Salvar” caso as informações estejam corretas e “Cancelar” caso necessite fazer alguma alteração.



8) UNIFICAR PROTOCOLO

O sistema permite unificar protocolos e processos. A unificação é realizada quando existe relação entre os protocolos/processos. Para unificar você deverá clicar no botão "Unificar" na barra principal:

Na lista abaixo aparecerá sua lista de protocolo, segundo filtro realizado. Selecione os protocolos que deseja vincular ou clique no primeiro campo de seleção para selecionar todos e em seguida clique em "Unificar" no canto superior direito.

Após clicar em selecionar, aparecerá uma nova tela para que seja selecionado o Protocolo Pai e e inserido observação sobre a unificação;. Ele pode ser escolhido entre os protocolos selecionados para unificar, assim como, realizando um busca de outros protocolos já vinculado.

Ao confirmar a ação, o sistema exibirá uma tela de confirmação, apresentando os protocolos unificados para conclusão do processo. Clique em "Confirmar" para concluir a ação


8.1) Desvincular Protocolo

Para desvincular um protocolo unificado, é abrir o protocolo pai, acessar a aba "Unificado" e selecionar o botão "Desvincular"